আর্থিক প্রতিষ্ঠানের ঋণের নথি যথাযথভাবে সংরক্ষণ না করায় নানা জটিলতা সৃষ্টি হচ্ছে। এসব প্রতিষ্ঠানগুলোর ঋণ বা লিজ বা বিনিয়োগ হিসাবের নথি যথাযথভাবে সংরক্ষণের নির্দেশ দিয়েছে কেন্দ্রীয় ব্যাংক।

কেন্দ্রীয় ব্যাংকের আর্থিক প্রতিষ্ঠান ও বাজার বিভাগ রবিবার (২৯ মে) এ সংক্রান্ত একটি নির্দেশনা দিয়েছে। দেশের সব আর্থিক প্রতিষ্ঠানের প্রধান নির্বাহী বরাবর পাঠানো নির্দেশনায় বলা হয়েছে, বিতরণকৃত ঋণ বা লিজ বা বিনিয়োগের তদারকি, ঋণের অর্থ আদায়ে জটিলতা দেখা দিলে আইনি ব্যবস্থা নেয়া হবে। বিতরণ পরবর্তীকালে ঋণ বিতরণ সংক্রান্ত অভিযোগের তদন্ত বা নিরীক্ষা কার্যক্রম সম্পাদন ইত্যাদি কাজে ঋণের নথি ঋণ বিতরণকারী সংশ্লিষ্ট আর্থিক প্রতিষ্ঠানে যথাযথভাবে সংরক্ষিত থাকতে হবে। কিন্তু সম্প্রতি লক্ষ্য করা যাচ্ছে, কোনো কোনো আর্থিক প্রতিষ্ঠান ঋণ/লিজ/বিনিয়োগের নথি যথাযথভাবে সংরক্ষণ না করার ফলে নানাবিধ জটিলতা সৃষ্টি হচ্ছে। এ প্রেক্ষাপটে ঋণের নথি যথাযথভাবে সংরক্ষণ নিশ্চিত করতে বেশকিছু সিদ্ধান্ত দেয়া হয়েছে নির্দেশনায়। কেন্দ্রীয় ব্যাংকের নির্দেশনার মধ্যে রয়েছে- প্রত্যেক আর্থিক প্রতিষ্ঠান বিতরণকৃত ঋণ হিসাবের আবেদন, ঋণ প্রস্তাব মূল্যায়ন, অনুমোদন, নবায়ন, পুনঃতফসিল/পুনর্গঠন, ঋণ অবলোপন, সুদ/মুনাফার অর্থ মওকুফ ইত্যাদির জন্য পর্ষদ সভায় উপস্থাপিত স্মারক ও সভার সিদ্ধান্ত বা কার্যবিবরণীর কপি ও ঋণের হিসাব বিবরণী সংশ্লিষ্ট ঋণ আদায়ের মাধ্যমে সমন্বয় না হওয়া পর্যন্ত যথাযথভাবে সংরক্ষণ করবে। ৫০ লাখ টাকা টাকা ও তদুর্ধ্ব অংকের ঋণ বা লিজ বা বিনিয়োগের ক্ষেত্রে দলিলাদির কপি যে শাখার মাধ্যমে ঋণ বিতরণ করা হয়েছে সে শাখা ছাড়াও অন্যূন একটি বিকল্প শাখা অফিস/প্রধান কার্যালয়ে সংরক্ষণ করতে হবে। ঋণ বা বিনিয়োগের নথির ছায়ালিপি সংরক্ষণে ডিজিটাল মাধ্যমও ব্যবহার করা যাবে। তবে সেক্ষেত্রে ডিজিটাল ছায়ালিপির যথাযথ ব্যাক-আপ সংরক্ষণে গাইডলাইনস পরিপালন নিশ্চিত করতে হবে। বিতরণকৃত ঋণের নথি বর্ণিত নীতিমালা অনুযায়ী যথাযথভাবে সংরক্ষিত আছে কি না তা প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার মাধ্যমে ত্রৈমাসিক (৩১ মার্চ, ৩০ জুন, ৩০ সেপ্টেম্বর ও ৩১ ডিসেম্বর) ভিত্তিতে যাচাইপূর্বক নিরীক্ষা প্রতিবেদন প্রতিষ্ঠানের প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা বরাবর উপস্থাপন করতে হবে। নিরীক্ষায় ঋণ/লিজ/বিনিয়োগ হিসাবের নথি যথাযথভাবে সংরক্ষণে কোনো অনিয়ম পাওয়া গেলে নিরীক্ষা প্রতিবেদন উপস্থাপিত হওয়ার ৭ কর্মদিবসের মধ্যে প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা বাংলাদেশ ব্যাংকে অবহিত করবেন।

এ নীতিমালা জারি হওয়ার পর তা পরিপালনার্থে আর্থিক প্রতিষ্ঠানসমূহ পরিচালনা পর্ষদের বিশেষ সভা আহ্বান করে পরিপালন প্রক্রিয়া নির্ধারণপূর্বক পরিপালনের অগ্রগতি ৩ মাসের মধ্যে এ বিভাগকে অবহিত করবে। আর্থিক প্রতিষ্ঠান আইন, ১৯৯৩ এর ১৮(ছ) ধারায় প্রদত্ত ক্ষমতাবলে এ নির্দেশনা জারি করা হয়েছে বলে প্রজ্ঞাপণে জানানো হয়।